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Anforderung an das Recht im Zeitalter der digitalen Kommunikation

Das Gesetzgebung und Rechtsprechung mit den aktuellen Entwicklungen im digitalen Zeitalter meist nicht Schritt halten können, hat sich in der Vergangenheit oft gezeigt und zeigt sich derzeit an Beispielen wie der geplanten aber immer wieder verschobenen Datenschutz-Grundverordnung, den Überwachungsskandalen oder dem Thema Netzneutralität. Themen die für die Entwicklung im digitalen Zeitalter extrem wichtig sind, bei denen der Gesetzgeber aber scheinbar nicht Schritt halten kann.

Für Unternehmen gilt es daher, sich zum einen mit den vorhandenen Gesetzen auszukennen und diese einzuhalten und zum anderen auch in der Vertragsgestaltung mit Geschäftspartnern, Kunden und Dienstleistern die Besonderheiten und auch die Gefahren einer digitalen Kommunikation zu berücksichtigen. War es früher beispielsweise im Rahmen einer Geheimhaltungsvereinbarung üblich zu vereinbaren, die überlassenen Dokumente zurückzugeben – und dies konnte ja auch gut überprüft werden – stellt sich heute oft die Frage, wie sichergestellt werden kann, dass digital übermittelte Dokumente zumindest gelöscht werden. Eine „Rückgabe“ ist nämlich in den meisten Fällen nicht mehr möglich.

Will ein Unternehmen heute beispielsweise ein digitales dialog-getriebenes Kundenservice-Angebot anbieten, stellen sich Fragen wie:

  1. Was für Einwilligungen braucht man vom Kunden?

  2. Für welche Zwecke darf das Unternehmen die Kundendaten nutzen?

  3. Dürfen Kundendaten an Dienstleister weitergegeben werden?

  4. Muss ich besondere Vorkehrungen für meine Service-Mitarbeiter treffen? Wenn ja welche?

  5. Wie stelle ich sicher, dass auch Tätigkeiten außerhalb der klassischen Arbeitszeiten nicht gegen gesetzliche Regelungen zum Schutz der Arbeitnehmer verstoßen?

  6. Wem gehören genutzte Accounts in Social-Media-Portalen?

  7. und vieles mehr…

 

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Dabei sehen sich Unternehmen zunehmend neben den bekannten Rechtsgebieten wir Zivilrecht, Arbeitsrecht, Betriebsverfassungsrecht und Datenschutzrecht auch mit „exotischeren“ Rechtsgebieten wie IT-Recht oder Telekommunikationsrecht konfrontiert. Ein Unternehmen muss beispielsweise nur seinen Arbeitnehmern die private Nutzung von E-Mail und Internet erlauben und schon könnte es - zumindest nach Ansicht einiger Behörden - nicht mehr nur ein bspw. produzierendes Unternehmen der chemischen Industrie, sondern auch Telekommunikationsanbieter sein.

Selbst die eine oder andere interne Rechtsabteilung ist von dieser Tatsache manchmal überrascht und muss sich dann die Frage stellen, was dies in der Praxis und für die Abläufe im Unternehmen bedeutet.

Im Unternehmensalltag stellen sich im Zusammenhang mit digitaler Kommunikation aber auch Fragen wie:

  1. Welchen Beweiswert hat eine E-Mail und kann diese auch einen unterschriebenen Vertrag oder ein Fax ersetzen?

  2. Kann ich Verträge per E-Mail schließen?

  3. Und was wenn mein Vertragspartner später von diesen E-Mails nichts mehr wissen will? Hilft dann vielleicht eine signierte und/oder verschlüsselte E-Mail oder sollte man gar eines der DE-Mail Produkte nutzen?

  4. Darf ich Kundendaten in öffentlich zugänglichen Portalen kommunizieren?

  5. Und wie muss ich eigentlich digitale Kommunikation – egal in welchem Medium – archivieren?

Das in der Öffentlichkeit inzwischen extrem sensibel wahrgenommene Thema Datenschutz lässt sich aus der Unternehmenskommunikation ebenfalls nicht mehr wegdenken. Unternehmen müssen ihre Abläufe und Angebote – insbesondere rund um die digitale Kommunikation – immer wieder auf die datenschutzrechtliche Zulässigkeit überprüfen. Dies gilt zum einen hinsichtlich der eigenen Arbeitnehmerdaten, zum anderen aber auch hinsichtlich Daten von Kunden- und Geschäftspartnern. Fehler in der Verarbeitung können heutzutage schnell zu einer ungewollten Offenlegung von Daten führen, was wiederum eine Informationspflicht des Unternehmens und auch Bußgelder nach sich ziehen kann. Der Imageschaden kann dann in der Regel kaum noch vermieden werden und das in vielen Jahren aufgebaute Vertrauen der Kunden wird so vielleicht binnen weniger Minuten, ein falsch aufgesetztes Service-Angebot oder durch einen leichtfertigen Umgang mit digitaler Kommunikation aufs Spiel gesetzt.

Ein weiterer Punkt der für Unternehmen immer wichtiger wird, ist die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der entsprechenden IT-Infrastruktur, Kundenservice-Angebote und der digitalen Kommunikationssysteme. Diese muss nicht zuletzt auch auf der rechtlichen Ebene sichergestellt werden. Verträge müssen so gestaltet werden, dass Dienstleister an Service-Level-Agreements gebunden sind und so auch im Ernstfall eine Verfügbarkeit oder zumindest eine schnelle Wiederherstellung der Verfügbarkeit gewährleistet werden kann.

Für Unternehmen stellen sich also eine Vielzahl von Fragen, die sich ohne die entsprechende rechtliche Expertise kaum lösen lassen.